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Tout ce qu’il faut savoir sur la plateforme LMS

Arrivée sur le marché il y a un peu plus de 20 ans, la plateforme LMS est largement implantée dans l’écosystème de la formation. 

En ce qui concerne les entreprises, il s’agit d’un outil essentiel aux services RH et L&D chargés de gérer la formation et la montée en compétence des équipes.

Entre l’engouement pour la digitalisation de la formation et l’avènement d’innovations pédagogiques de plus en plus nombreuses, le LMS s’inscrit toujours comme un dispositif phare au service de la performance entreprise.

Qu’est-ce qu’une plateforme LMS « Learning Management System » ? 

LMS, définition d’une solution de pilotage de la formation professionnelle

LMS signifie Learning Management System. Un acronyme que l’on peut aussi traduire par système de gestion de l’apprentissage. Ce terme désigne donc un logiciel prévu pour faciliter l’administration de la formation professionnelle

Le LMS s’adresse à toutes les organisations ayant besoin de partager des ressources pédagogiques et de suivre l’avancée des parcours apprenants. Il peut s’agir des écoles et organismes de formation, par exemple. Mais aussi des entreprises, bien entendu, notamment dans le cadre de leur stratégie de formation continue des salariés

Les principaux objectifs du LMS sont de permettre :

  • l’organisation, le suivi et le pilotage des parcours d’apprentissage ;
  • la centralisation des contenus pédagogiques ;
  • la diffusion des informations aux apprenants, services formation et RH, et ce, qu’elles soient d’une nature pédagogique ou administrative.

LMS propriétaire vs LMS open source

Sur le marché des plateformes LMS, l’on distingue deux types de systèmes de gestion de l’apprentissage : le LMS propriétaire et le LMS open source.

LMS propriétaire

Les plateformes LMS dites « propriétaires » sont des solutions clés en main fournies par des éditeurs. Ce type d’outil est hébergé et maintenu en SaaS par le fournisseur. Ce LMS peut donc être déployé et utilisé rapidement.

Par ailleurs, la maintenance, incluant les mises à jour et l’ajout des nouvelles fonctionnalités, est gérée directement par le fournisseur. Le LMS propriétaire est payant. Cependant, il permet l’économie d’une ressource supplémentaire dédiée à la gestion des aspects informatiques et techniques du logiciel.

LMS open source

À l’inverse, les plateformes de formation en open source sont en libre accès et gratuites. Développées par des communautés de contributeurs, elles offrent une grande liberté de personnalisation.

Néanmoins, ce type de LMS nécessite des compétences spécifiques pour l’installer sur le serveur, le paramétrer et en assurer la maintenance. Il est alors nécessaire d’avoir un service informatique interne disposant de ces compétences ou de faire appel à un prestataire spécialisé. La mise en place de la plateforme est donc généralement plus longue et son coût global parfois plus élevé.  

Learning et Management, les utilisateurs du LMS

Les notions de « Learning » et « Management » composent le système LMS. Cette plateforme de formation en ligne s’adresse donc d’abord à deux types d’utilisateurs : l’administrateur d’une part, et l’apprenant d’autre part. 

L’administrateur du LMS : organiser les parcours de formation

L’administrateur est le gestionnaire d’une plateforme LMS. Selon la taille de la structure, il peut être rattaché au département formation ou aux ressources humaines. 

Les missions de l’administrateur sont les suivantes :

  • définir les paramètres de gestion et de suivi de la formation ;
  • organiser les sessions d’apprentissage avec l’outil (convocation, planning, suivi de présence, envoi des attestations de formation, etc.) ;
  • segmenter les ressources humaines en différents groupes ;
  • intégrer, actualiser et affecter le contenu pédagogique à chaque catégorie d’apprenants ;
  • collecter des données sur l’avancement de la formation (tracking), etc.

Pour résumer, l’administrateur se charge de paramétrer, de gérer et d’organiser le fonctionnement de la plateforme d’apprentissage. Ceci avec en ligne de mire les objectifs pédagogiques et organisationnels de la formation en entreprise.

L’apprenant : se former en ligne grâce au LMS

L’apprenant est le deuxième utilisateur d’un LMS. Grâce à ce dispositif de formation à distance, il peut accéder aux ressources pédagogiques déployées par son entreprise. 

En général, les apprenants sont répartis par groupe sur le système de gestion pédagogique. Cette répartition peut être faite selon plusieurs critères comme :

  • l’ancienneté ;
  • l’échelon/poste ;
  • le service, etc.

Ainsi, le parcours de formation affecté à un nouveau collaborateur sera, par exemple, différent de celui d’un responsable technique.

Sur une plateforme d’apprentissage, il y a donc un gestionnaire d’un côté qui « envoie » la formation, et un bénéficiaire de l’autre qui la reçoit. Les deux sont liés par LMS.

Et le contenu pédagogique lui-même ? Comment créer une formation en ligne pour la plateforme LMS ? Pour cela, un troisième utilisateur s’occupe de concevoir les parcours pédagogiques et, ainsi, d’enrichir la bibliothèque de cours d’un LMS. Il s’agit de l’auteur des contenus.

L’auteur du contenu pédagogique : alimenter la plateforme LMS 

Pour fournir une offre de formation efficace, encore faut-il proposer du contenu pédagogique pertinent et actualisé. Ceci en accord avec les attentes de la communauté apprenante, le projet pédagogique de l’organisation et/ou les exigences « conformité » de certaines formations réglementaires. 

L’auteur, ou concepteur pédagogique, prend en charge la création des modules de cours pour répondre aux objectifs d’apprentissage visés. Selon la taille et l’organisation de l’entreprise, il peut s’agir d’un :

  • formateur interne formé à l’utilisation d’un LMS et des outils de conception pédagogique, sans pour autant être développeur ;
  • collaborateur spécialisé du service L&D travaillant en étroite collaboration avec les référents métiers ;
  • prestataire externe spécialiste de la conception pédagogique.

Les contenus e-learning relayés sur le logiciel Learning Management System sont de différents formats : documents, vidéos, infographies, quiz, etc. En effet, rendre la formation attrayante et ludique implique souvent de diversifier la nature des modules e-learning.

Cependant, rappelons qu’au départ, les plateformes LMS ne servent qu’à stocker les contenus pour ensuite les diffuser. Elles ne sont donc pas vraiment conçues pour les créer. En revanche, elles sont nativement prévues pour s’interfacer avec d’autres outils-auteurs comme Adobe Captivate ou PowerPoint. Les fichiers créés avec ces outils pour composer les parcours pédagogiques pouvant alors être « absorbés » par la plateforme de formation.

Les modules e-learning peuvent ainsi être :

  • achetés, l’on parle alors de contenus pédagogiques sur étagère qui correspondent souvent à la formation aux compétences transversales ;
  • réalisés par le concepteur à l’aide d’un outil-auteur, dans ce cas il s’agit alors d’une production pédagogique sur mesure.

Dans les deux cas, la compatibilité des fichiers — sur étagère ou sur mesure — est rendue possible grâce à la norme SCORM (Sharable Content Object Reference Model). Celle-ci permettant le transfert des formations digitales d’un LMS à l’autre.

Néanmoins, de plus en plus d’organisations cherchent à s’approprier la conception pédagogique des parcours de formation. Pour répondre à des spécificités métiers, par exemple, ou pour faire évoluer leur approche pédagogique.

En ce sens, il est alors nécessaire pour ces entreprises de s’équiper d’outils-auteurs annexes ou bien d’opter pour une plateforme LMS « nouvelle génération » intégrant cette fonctionnalité.

Learning Management System, outil du e-learning et de performance

Le LMS est souvent résumé à une plateforme e-learning. Or, c’est un peu plus que cela, car cette technologie a d’abord été pensée pour le management. Au-delà de l’aspect apprentissage des ressources humaines, pour l’entreprise c’est surtout un moyen concret de :

  • superviser la formation dans son ensemble ;
  • améliorer la gestion des compétences.

Ainsi, il est vrai que le LMS permet au public cible de suivre un apprentissage à distance. Mais ses fonctionnalités vont bien plus loin, répondant alors aux différents enjeux de l’entreprise.

Atouts d’une plateforme LMS pour l’entreprise

Élargir l’accès à la formation continue. Rendre l’onboarding plus efficace. Optimiser le suivi des parcours de formation. Soutenir la fonction RH. Valoriser le savoir-faire des collaborateurs. Les atouts d’une plateforme LMS pour l’entreprise sont nombreux.

Faciliter l’accès à la formation en entreprise par la digitalisation

La formation est un levier de performance pour les organisations. Or, si la formation en présentiel est toujours d’actualité dans bon nombre d’entreprises, elle présente aussi certaines contraintes comme les coûts, la gestion des ressources (matérielles et humaines) ou encore le temps imparti.

Dans ces conditions, il est parfois difficile pour les employeurs de former l’ensemble des salariés au même rythme. Et, par conséquent, d’assurer une montée en compétence uniforme des collaborateurs. Ce qui peut engendrer de la frustration au sein des équipes et ralentir la performance de l’organisation.

L’usage de la plateforme LMS tend à réduire, si ce n’est gommer complètement, ces freins au développement de l’apprentissage continu. Car dans un contexte 100 % e-learning ou d’une stratégie de blended learning, l’enseignement se fait à distance et à tout moment. 

Dès lors, l’accès à la formation est plus facile, mais aussi plus efficace. Tant du côté de l’organisation, pour les raisons évoquées ci-dessus, que de celui des collaborateurs qui, nous le verrons plus loin, sont alors plus impliqués puisqu’ils disposent d’une plus grande autonomie.

Améliorer l’intégration des nouveaux embauchés avec le LMS

Le processus d’intégration des nouveaux embauchés est une étape importante lors d’un recrutement. Plutôt que d’attendre la prochaine session en présentiel, la plateforme LMS permet d’intégrer les nouveaux arrivants dans un parcours d’apprentissage spécialement conçu pour l’onboarding.

L’utilisation d’un LMS dans un contexte d’onboarding permet, entre autres, de :

  • présenter l’entreprise, ses ambitions, sa vocation, etc. ;
  • commencer à créer du lien entre l’organisation et le nouveau salarié ;
  • démontrer l’intérêt de l’entreprise pour la montée en compétence de ses collaborateurs ;
  • rendre les nouvelles recrues rapidement opérationnelles.

Grâce aux ressources et cours en ligne accessibles sur le LMS, les « recrutés » accèdent dès leur arrivée à certaines formations. Ils acquièrent déjà de nouvelles connaissances et s’imprègnent de la culture de l’entreprise. Ce qui contribue à faciliter leur intégration puisqu’ils peuvent plus naturellement se projeter au sein de l’organisation.

Suivre et adapter les parcours de formation

Nous l’avons vu un peu plus haut, les fonctionnalités d’un logiciel LMS servent en premier lieu le management d’une organisation. Les formateurs et administrateurs peuvent donc produire des informations visant la gestion de la formation. Tout comme ils peuvent récolter des statistiques et indicateurs sur les parcours des apprenants.

D’un point de vue administratif et pratique, le LMS permet d’envoyer des attestations (présence, de fin de formation…), des convocations aux formations présentielles, des feuilles d’émargement dématérialisées, des certificats de conformité ou d’évaluation… Ainsi que des rapports sur l’apprentissage comprenant des données de suivi.

Produits directement par la solution LMS, les rapports permettent notamment de :

  • suivre les performances individuelles et collectives ;
  • identifier les difficultés des apprenants ;
  • connaître les temps de connexion ;
  • cerner le comportement des utilisateurs ;
  • analyser les résultats obtenus, etc.

Ces éléments de « tracking » ont alors une visée pédagogique. En effet, en analysant la data, le département L&D connaît plus précisément la communauté apprenante. Il peut alors ajuster les formations, créer de nouveaux contenus au besoin et adapter les parcours apprenants. 

Soutenir la fonction RH

La plateforme LMS représente aussi une solution intéressante pour soutenir et rendre plus performante la fonction RH.

En effet, à l’aide des informations transmises par le logiciel, le service RH dispose d’éléments tangibles sur les compétences, acquises ou à acquérir, des employés. Il peut ainsi s’appuyer sur ces données pour :

  • préparer l’entretien professionnel ;
  • envisager ou proposer une évolution professionnelle ;
  • soutenir et organiser de nouvelles formations, dans le cadre du plan de développement des compétences ;
  • accompagner l’obtention d’une certification, d’un titre ou diplôme, etc.

Grâce au LMS, la connaissance du profil collaborateur est accrue. Il devient alors un véritable levier de rétention des talents et, par conséquent, un atout pour l’entreprise.

Avantages de la plateforme LMS pour les salariés

Nous l’avons évoqué, le présentiel a ses contraintes. Pour l’entreprise, mais aussi pour les salariés. Déplacements, formats de cours magistraux mal adaptés, emplois du temps déjà surchargés… Les équipes peuvent avoir la sensation de perdre leur temps et manquer de concentration ou de motivation. Dans ces conditions, l’apprentissage n’atteint pas ses objectifs et perd en efficacité. 

Aussi, bien qu’à l’origine elles ne soient pas orientées « expérience apprenant », les plateformes LMS ont fait leurs preuves et offrent aussi certains avantages aux collaborateurs.

Être acteur de sa formation

Le LMS est une plateforme e-learning. Les apprenants s’y connectent quand ils veulent, où qu’ils soient et en permanence. D’une manière générale, le LMS favorise l’implication puisque les salariés se sentent acteurs de leur parcours de formation professionnelle.

En effet, la liberté d’apprentissage offerte par le logiciel LMS évite que la formation ne soit perçue comme une obligation. Car, à l’inverse d’une formation en classe, les apprenants sont autonomes : ils choisissent les modules e-learning et avancent à leur rythme. 

Le LMS peut aussi être utilisé pour renforcer la formation classique. C’est notamment le cas lorsqu’un contenu pédagogique, disponible en e-learning, sert de :

  • préparation à une formation en présentiel ;
  • support théorique à un atelier pratique ;
  • rappel des notions abordées.

Dans ce contexte, le collaborateur s’appuie sur le LMS pour se préparer à une action de formation. La motivation est plus forte. L’acquisition des compétences, y compris des soft skills, est ainsi mieux appréhendée.

De la même manière, le collaborateur peut consulter le cours plus tard et, ainsi, renforcer ses connaissances acquises. L’apprentissage s’inscrit alors dans la durée.

Suscitant plus l’adhésion que la défiance, les formations suivies sur le LMS génèrent souvent un meilleur taux d’engagement et une plus grande satisfaction du personnel.

Maintenir son employabilité

Dans un contexte où l’obsolescence des compétences va de plus en plus vite, l’employabilité est aujourd’hui une véritable préoccupation pour les salariés. Au travers du LMS et de la formation, l’organisation envoie un signal fort à ses collaborateurs : elle se soucie de l’évolution professionnelle et du développement des compétences de chacun. 

En investissant dans des outils comme le LMS et de nouvelles modalités pédagogiques, comme la gamification, l’entreprise cultive et entretient le savoir-faire, et donc l’employabilité, de ses collaborateurs. Une stratégie gagnante, car un salarié formé en continu, avec des perspectives d’apprentissage et d’évolution tangibles, est un employé plus engagé dans son travail et fidèle à son employeur.

Bonnes pratiques pour élaborer le cahier des charges de la plateforme LMS

Le choix d’une plateforme LMS doit répondre à deux objectifs : faciliter l’administration de la formation et rendre la stratégie pédagogique de l’entreprise efficace

Il est donc important de prendre le temps d’élaborer le cahier des charges avant de comparer les plateformes LMS et d’opter pour une solution plutôt qu’une autre.

Définir les besoins et objectifs pédagogiques

Quand il s’agit de choisir une plateforme e-learning, la priorité est de cerner le projet dans sa globalité. Pour cela, différentes questions vont aider à identifier les fonctionnalités idéales du LMS pour l’organisation :

  • Quels sont les objectifs de la stratégie de formation de l’entreprise ?
  • Quelles sont les modalités pédagogiques utilisées actuellement ? Et celles à déployer à court ou moyen terme ? Comment améliorer le système actuel ?
  • Quels sont les attentes et besoins des utilisateurs : service RH, département formation et employés ?
  • Faut-il créer du contenu pédagogique en interne ou déléguer ?

Par exemple : l’outil-auteur intégré ne sera pas forcément utile si vous externalisez la production du contenu pédagogique. En revanche, il vous faudra un système doté d’une solution de communication si vous voulez développer les échanges.

Identifier les coûts

Établir le coût global d’une plateforme Learning Management System implique la prise en compte de différents paramètres :

  • mise en place de la plateforme ;
  • hébergement ;
  • support & assistance ;
  • coût selon le volume d’utilisateurs ;
  • formation à la prise en main du LMS…

Comme nous l’avons évoqué précédemment, les plateformes propriétaires et en open source n’impliquent pas les mêmes budgets. Et ce, que ce soit au moment du déploiement et, ensuite, dans la durée.

Par ailleurs, certains éditeurs proposent certaines fonctionnalités dans la solution de base. Pour d’autres, elles sont optionnelles.

Ne pas faire l’impasse sur le design et l’ergonomie

L’ergonomie et le design du LMS sont aussi des critères de choix. La formation en ligne doit susciter l’intérêt. Idéalement, la plateforme LMS doit donc être facile à prendre en main. Si elle est responsive et compatible avec les applications sur smartphone, c’est encore mieux. Le LMS offrira alors la possibilité de développer le mobile learning.

De même, la personnalisation graphique du LMS est importante. Notamment si l’outil sert à former des usagers externes comme des clients, des fournisseurs ou encore les structures d’un réseau franchisé.

Exemples d’applications possibles d’une plateforme LMS

Les avantages du LMS sont multiples, tant du point de vue interne à l’entreprise qu’externe. Bien employé, il peut d’ailleurs la servir de différentes façons. Voici deux exemples d’applications de ces plateformes de formation.

Soutenir la croissance de l’entreprise

Audika, spécialiste de l’audition depuis plus de 40 ans, ne cesse de se développer. C’est dans ce contexte qu’il y a quelques années déjà, l’enseigne de retail a fait le choix de s’équiper d’une plateforme LMS. L’objectif était triple : former rapidement et efficacement les nouveaux collaborateurs, faire monter en compétence les équipes des 600 centres français et anticiper l’obligation de formation pour la profession.

Pour l’accompagner dans cette démarche e-learning, le réseau a choisi l’éditeur de LMS Dokeos. Entre les formations classiques et les cours accessibles via le LMS, l’ensemble des employés profitent désormais de tous les avantages du blended learning.    

Former les équipes de vente aux produits

Depuis plus de 10 ans, la société Alinéa forme 2000 collaborateurs avec l’e-learning. En effet, l’enseigne d’ameublement est répartie sur tout le territoire. Cette solution se révèle donc comme la plus pertinente pour optimiser l’onboarding, suivre la formation continue de chaque collaborateur et réduire les coûts de formation.

Pour mettre en œuvre ses ambitions, la société s’est appuyée sur l’expertise d’Online Formapro qui a déployé son LMS « Online Manager ». Celui-ci est directement rattaché au système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) permettant ainsi le suivi précis de chaque parcours apprenant.

D’un côté, les équipes bénéficient ainsi d’une formation complète et régulière. Tandis que de l’autre, les services RH et Formation disposent d’informations détaillées pour piloter l’apprentissage continu

PME ou grandes entreprises. Organismes de formation ou écoles de la formation initiale. Depuis les années 2000, le LMS s’illustre comme une réponse aux problématiques des organisations en matière de pilotage de la formation professionnelle.

Aussi, face à l’accélération du développement de la formation en ligne et les attentes toujours plus fortes en matière d’expérience d’apprentissage, les logiciels Learning Management System restent dans la course. Proposant aux utilisateurs des fonctionnalités de plus en plus pointues et une multitude de modalités pédagogiques complémentaires aux traditionnels parcours de formation, nul doute que le système de gestion de l’apprentissage a encore de beaux jours devant lui.